Als we aan projecten denken en wie hiervoor verantwoordelijk is wordt in eerste instantie vaak gedacht aan de rol van de projectmanager..

De projectmanager lijkt verantwoordelijk voor de gehele omgeving rondom een project: initiatie, uitvoering, projectmanagementorganisatie en nazorg. Dat zijn heel veel verantwoordelijkheden die aan de projectmanager worden toegedicht. Als je vervolgens de vraag aan een willekeurige medewerker in een organisatie stelt om die verantwoordelijkheden nader te omschrijven, dan blijkt dat er veel verschillende omschrijvingen worden gehanteerd.

Ook de omschrijving van de meer precieze invulling van de functie van projectmanager komt vaak niet overeen met de werkelijkheid. De functie lijkt een mysterieus samenraapsel van taken en verantwoordelijkheden.

Waarom is het dan toch zo dat veel projecten gestructureerd lijken te verlopen?

Elk project heeft een opdrachtgever en een projectmanager die samen zorgen voor een projectbrief; hierin staan tijd, scope en geld beschreven. De projectmanager heeft uitdrukkelijke de opdracht om het project binnen deze kaders uit te voeren en daarover te rapporteren aan de opdrachtgever.

De vraagt rijst nu hoe de projectmanager dit allemaal voor zijn rekening kan nemen. Het antwoord is eigenlijk heel eenvoudig: dat doe ie niet!

Een deel van zijn taken worden gedelegeerd aan een project controller en meestal is er ook een PMO (projectmanagement ondersteuning) ingericht.

Wat doet zo’n project controller dan eigenlijk?

De project controller is het bedrijfseconomische geweten van een project. Hij/zij zorgt ervoor dat alle randvoorwaarden worden ingevuld en bewaakt. Denk hierbij aan een werkbare projectstructuur, planning, verantwoording over budget en uitnutting daarvan, zorgen voor de juiste communicatie enzovoort. De belangrijkste functie is echter het goed opzetten van een risico management systeem, waarbij niet alleen de risico’s in beeld zijn gebracht en gewogen op basis van impact en kans, maar ook de mitigerende maatregelen benoemd zijn.

Hij zorgt voor een continue communicatie over risico’s, want deze kunnen een project maken en breken. Een tweede belangrijke taak van de project controller is het opzetten van een change management systeem, waarbij wijzigingen in een project worden vastgelegd in tijd, geld en impact en waarvoor expliciet goedkeuring moet worden geregeld.

En waar moet je een project controller in een organisatie plotten?

Waarmee kun je een project controller vergelijken en wat is het niveau van een goede project controller? Uiteraard is dat afhankelijk van de grootte en complexiteit van de projecten. Als voorbeeld kun je stellen dat de zwaarte van de invulling voor een project controller van een middelgroot project, laten we zeggen een woningbouwproject met verschillende woningen, vergelijkbaar is met een business controller van een organisatie met ongeveer 100 medewerkers. Als je echter een project controller van een internationaal project, met meerdere projectlocaties in een hoge mate van complexiteit wilt vergelijken met iemand in een “gewone” organisatie dan kom je al snel bij een CFO-achtige functionaris in een club met 500+ werknemers.

De projectmanager en project controller hebben voor de duur en uitvoering van een project een back to back relatie, waarbij ze elkaar hard nodig hebben om een project tot een succes te maken en binnen tijd, scope en geld te blijven. Wat dat betreft gaat ook hier het vergelijk met een bedrijf op: de CFO en de CEO vormen het dagelijks bestuur en zorgen voor het succes van de day-to-day operatie.

Ik kan me voorstellen dat u de rol van de project controller binnen uw organisatie opnieuw wilt bezien en wilt waarderen. Neem daarvoor contact op met Lagant Management Consultants.

Een deel van zijn taken worden gedelegeerd aan een project controller en meestal is er ook een PMO (projectmanagement ondersteuning) ingericht.

Met dank aan co-auteur: Jan-Willem Beeftink | Partner CFO Capabel

LinkedIn
Twitter
Facebook
Pinterest
WhatsApp

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *